Polityka Prywatności Regionalny Partner Spedycji

1. Postanowienia ogólne Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez Regionalny Partner Spedycji (dalej: „Firma”, „my”), działającą w sektorze transportu i logistyki na terenie Rzeczypospolitej Polskiej. Polityka została przygotowana zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz ustawą o ochronie danych osobowych.

2. Administrator danych Administratorem danych osobowych jest Regionalny Partner Spedycji z siedzibą na terenie Polski. Z administratorem można skontaktować się w sprawach dotyczących ochrony danych osobowych za pośrednictwem poczty tradycyjnej lub elektronicznej, na dane kontaktowe udostępniane przez Firmę na jej oficjalnych kanałach komunikacji.

3. Zakres przetwarzanych danych W ramach prowadzenia działalności transportowo‑logistycznej możemy przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych osobowych:

   • dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, nazwa firmy, NIP, REGON,
   • dane kontaktowe: adres korespondencyjny, adres e‑mail, numery telefonów,
   • dane związane ze świadczeniem usług transportu i logistyki: informacje o zleceniach, trasach, ładunkach, numerach rejestracyjnych pojazdów,
   • dane finansowe i rozliczeniowe: numery rachunków bankowych, informacje potrzebne do wystawiania faktur i rozliczeń,
   • dane kierowców i osób odpowiedzialnych za kontakt operacyjny: dane potrzebne do realizacji przewozów i obsługi zleceń. Podanie danych jest dobrowolne, jednak w niektórych przypadkach niezbędne do zawarcia i realizacji umowy lub obsługi zapytania.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych Dane osobowe przetwarzamy wyłącznie w zakresie niezbędnym do prowadzenia działalności transportowej i logistycznej, w szczególności w następujących celach: 1) Zawarcie i realizacja umów transportu, spedycji i logistyki – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO (niezbędność do wykonania umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem). 2) Wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na Firmie, w tym podatkowych i księgowych – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO. 3) Prowadzenie bieżącej komunikacji biznesowej, obsługa zapytań, reklamacji i roszczeń – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO (uzasadniony interes administratora polegający na zapewnieniu należytej obsługi klientów i kontrahentów). 4) Dochodzenie lub obrona przed roszczeniami oraz zapewnienie bezpieczeństwa organizacyjnego i prawnego Firmy – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. 5) Działania marketingowe dotyczące naszych usług transportu i logistyki – w zależności od konkretnej sytuacji na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes) lub art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda).

5. Źródła pochodzenia danych Dane osobowe pozyskujemy:

   • bezpośrednio od osób, których dane dotyczą (np. w trakcie zawierania umowy, składania zapytania, korespondencji mailowej lub telefonicznej),
   • od podmiotów współpracujących, działających w imieniu klienta lub kontrahenta,
   • z ogólnodostępnych rejestrów i źródeł (np. KRS, CEIDG, rejestry REGON, bazy VIES) – wyłącznie w zakresie dopuszczalnym przez prawo.

6. Odbiorcy danych Dane osobowe mogą być ujawniane wyłącznie upoważnionym osobom i podmiotom, w szczególności:

   • pracownikom i współpracownikom Firmy, którzy potrzebują dostępu do danych w związku z wykonywaniem powierzonych obowiązków,
   • podwykonawcom świadczącym na naszą rzecz usługi transportowe, logistyczne, spedycyjne lub magazynowe,
   • dostawcom usług IT, firmom hostingowym i serwisowym w zakresie niezbędnym do utrzymania infrastruktury informatycznej,
   • biurom rachunkowym, doradcom podatkowym, prawnym i innym profesjonalnym doradcom, jeśli jest to konieczne dla realizacji naszych obowiązków,
   • bankom, operatorom płatności oraz innym instytucjom finansowym w związku z dokonywaniem rozliczeń,
   • organom administracji publicznej, organom ścigania, sądom i innym uprawnionym jednostkom – w przypadkach przewidzianych przepisami prawa. W każdym przypadku udostępniamy tylko te dane, które są niezbędne do osiągnięcia określonego celu, zgodnie z zasadą minimalizacji.

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy Co do zasady nie przekazujemy danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy. Jeżeli jednak w związku z realizacją usług transportu i logistyki pojawi się konieczność takiego przekazania (np. udział podmiotów z krajów trzecich), będzie ono odbywać się wyłącznie w przypadkach i na zasadach określonych w RODO, z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń prawnych i technicznych.

8. Okres przechowywania danych Dane osobowe przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, a następnie przez czas wymagany przez przepisy prawa lub uzasadniony okres przedawnienia roszczeń. W szczególności:

   • dane związane z zawartymi umowami – przez czas trwania umowy oraz przez okres przedawnienia roszczeń wynikających z przepisów prawa cywilnego i transportowego,
   • dane związane z rozliczeniami podatkowymi i księgowymi – przez okres wymagany przez przepisy podatkowe i rachunkowe,
   • dane przetwarzane na podstawie zgody – do momentu jej wycofania lub ustania celu przetwarzania. Po upływie odpowiednich okresów dane są usuwane lub poddawane anonimizacji.

9. Prawa osób, których dane dotyczą Osobom, których dane przetwarzamy, przysługują następujące prawa: 1) Prawo dostępu do danych – uzyskania informacji, czy dane są przetwarzane, oraz otrzymania ich kopii. 2) Prawo sprostowania danych – żądania poprawienia lub uzupełnienia danych nieprawidłowych lub niekompletnych. 3) Prawo usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – jeżeli nie ma już podstaw do ich dalszego przetwarzania lub dane były przetwarzane niezgodnie z prawem. 4) Prawo ograniczenia przetwarzania – w przypadkach przewidzianych w RODO. 5) Prawo przenoszenia danych – otrzymania danych w ustrukturyzowanym formacie, a także przekazania ich innemu administratorowi, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy oraz w sposób zautomatyzowany. 6) Prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych – zwłaszcza wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie administratora lub na potrzeby marketingu bezpośredniego. 7) Prawo wycofania zgody – w przypadku, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody; wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem. Aby skorzystać z przysługujących praw, należy skontaktować się z nami za pomocą danych kontaktowych udostępnianych przez Firmę.

10. Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Polsce, jeśli uzna ona, że przetwarzanie jej danych osobowych narusza przepisy RODO lub inne obowiązujące regulacje z zakresu ochrony danych osobowych.

11. Zabezpieczenie danych osobowych Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem, uszkodzeniem lub nieuprawnioną modyfikacją. Środki te obejmują m.in. polityki bezpieczeństwa, kontrolę uprawnień dostępowych, procedury tworzenia kopii zapasowych oraz zasady bezpiecznego przetwarzania danych przez pracowników i współpracowników.

12. Pliki cookies i technologie podobne W przypadku korzystania z naszych serwisów internetowych lub platform elektronicznych możemy stosować pliki cookies oraz podobne technologie w celu zapewnienia prawidłowego działania serwisu, dostosowania treści do preferencji użytkowników, analizy statystycznej ruchu oraz bezpieczeństwa. Użytkownik może samodzielnie zarządzać ustawieniami cookies w przeglądarce internetowej, w tym blokować ich zapisywanie lub usuwać zapisane pliki. Ograniczenie stosowania cookies może jednak wpłynąć na funkcjonalność serwisu.

13. Przetwarzanie danych w związku z usługami transportu i logistyki W ramach realizacji zleceń transportowych i logistycznych dane osobowe mogą być przetwarzane w sposób umożliwiający:

    • organizację przewozu towarów i ich monitorowanie,
    • kontakt z nadawcą, odbiorcą oraz pośrednikami,
    • zapewnienie zgodności z przepisami prawa transportowego, celnymi i bezpieczeństwa,
    • dokumentowanie realizacji usług (listy przewozowe, dokumenty spedycyjne, protokoły odbioru, faktury). Przetwarzanie odbywa się wyłącznie w zakresie koniecznym do prawidłowej organizacji i wykonania usługi.

14. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie Co do zasady nie stosujemy zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania wywołującego wobec osób skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływające. Jeżeli w przyszłości wprowadzimy takie rozwiązania, zostaną one opisane w zaktualizowanej wersji niniejszej Polityki, z zapewnieniem praw przewidzianych w RODO.

15. Zmiany Polityki Prywatności Zastrzegamy sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce Prywatności w związku z rozwojem naszych usług, zmianą przepisów prawa lub wytycznych organów nadzorczych. Zmiany będą publikowane w aktualnej wersji Polityki, a w istotnych przypadkach możemy poinformować o nich w sposób wyraźny, np. poprzez komunikat na stronie internetowej lub bezpośrednią informację kierowaną do klientów.

16. Kontakt w sprawach ochrony danych osobowych Wszelkie pytania, wnioski lub żądania dotyczące przetwarzania danych osobowych przez Regionalny Partner Spedycji można kierować na dane kontaktowe Firmy udostępnione w oficjalnych kanałach komunikacji. Odpowiedzi udzielane są bez zbędnej zwłoki, z uwzględnieniem terminów wynikających z przepisów RODO.